Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä 20.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä
    Vastuu Valmennus Oy
    y-tunnus: 2281037-0
    osoite: Harjunrannantie 18 45900 Kouvola
  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    Sirpa Salin-Suolanen
    puhelin: 0400 425 062
    sähköposti: sirpa.salin-suolanen@vastuuvalmennus.fi
    posti: Vastuu Valmennus Oy, Harjunrannantie 18, 45900 Kouvola

    Vastuu Valmennus Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

  3. Rekisterin nimi
    Vastuu Valmennus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
    Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Vastuu Valmennus Oy:n ja sen asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

    Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

    • asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen
    • asiakassuhteen ja toimeksiantoihin liittyvän viestinnän ja markkinoinninhoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
    • viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kampanja-,kontakti- ja asiakashistorian hallinta
    • asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.
      Vastuu Valmennus Oy ei tee asiakastietoihin liittyvää profilointia.
  5. Rekisterin tietosisältö
    Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

    • nimi, kutsumanimi, koulutus, työnantaja,tehtävänimike,asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
    • palveluiden hankintaan ja maksuliikenteeseen liittyviä tietoja
    • muistiinpanoja
    • rekisteröidyn itse tallettamat tiedot hänestä itsestään
    • rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestäänantamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot taimuut vastaavat tiedot.
    • muut asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien itse VastuuValmennus Oy:lle tiedoksi antamat tiedot.
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä- sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvät tapahtumista. Tietoja voidaan saada myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan osapuolen toimittamina.
  7. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
    Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

    Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

  8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
    Asiakastietoja ei luovuteta Vastuu Valmennus Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.

    Pääsääntöisesti asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Vastuu Valmennus Oy käyttää MailChimp-sähköpostipalvelua suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. MailChimpille siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto käyttäjäryhmistä. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna lain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu Euroopan komission Yhdysvaltojen osalta hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn. Vastuu Valmennus Oy käyttää SurveyMonkey- kyselytutkimustyökalua oman asiakastyytyväisyytensä seurantaan ja mahdollisesti asiakkaiden toimeksiannosta tehtäviin erillisiin kyselyihin. SurveyMonkeylle siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna lain edellyttämällä tavalla ja SurveyMonkey kuuluu Euroopan Komission hyväksymään Privacy Shield- järjestelyyn.

    Vastuu Valmennus Oy toteuttaa asiakkaan erillisestä toimeksiannosta raportteja, jotka kuvaavat henkilön toimintatyyliä ja vuorovaikutusta. Henkilö vastaa joukkoon kysymyksiä tai toteamuksia joiden perusteella raportti luodaan. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön antama suostumus ennen tietojen luovuttamista. Rekisteritietojen käsittelijänä toimii Inscape Publishing LLC, John Wiley &Sons INC yhtiön tytäryhtiö. Rekisterin pitäjänä on Vastuu Valmennus Oy. Näiden tietojen osalta toimitaan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ellei asiasta toisin mainita.

  9. Tarkastusoikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Vastuu Valmennus Oy:n asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

    Vastuu Valmennus Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

    Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

  10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
    Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee toimittaa asiaa koskeva vaatimuksensa Vastuu Valmennus Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
  11. Kielto-oikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Vastuu Valmennus Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Vastuu Valmennus Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

    Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa Vastuu Valmennus Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

    Vastuu Valmennus Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

  12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Vastuu Valmennus Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
  13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
  14. Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika
    Vastuu Valmennus Oy säilyttää henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisterissä niin kauan kuin niitä tarvitaan käyttötarkoituksen täyttämistä varten. Tiedot poistetaan viimeistään 10 vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenpidosta osapuolten välillä, jollei lainsäädännöstä johdu pidempää säilytysaikaa. Rekisteröity voi vaatia lakiin perustuen Vastuu Valmennus Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot aiemmin.

    Paperiset asiakirjat hävitetään tietoturva huomioiden asianmukaisesti ja digitaaliset tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla.

  15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
    Vastuu Valmennus Oy pyrkii jatkuvasti kehittämään palveluitaan. Siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.